ENTREGA DE DOCUMENTOS DERIVADOS DE LAS EVALUACIONES MEDICAS OCUPACIONALES.

POR EDGARDO AGUILAR HERNANDEZ. MEDICO SGSST 2026. 

Con base en la normativa vigente en Colombia, la respuesta depende de a *quién* se entrega, *qué tipo de documento* es y el *tipo de exámenes ocupacionales*, esto para los exámenes sin pruebas complementarias. Sabemos que además de estos tres factores, existe un cuarto: Si tiene laboratorios clínicos o imágenes o paraclínicos especializados que pueden demorar varios días para la entrega de resultados o dependiendo de la oportunidad de la IPS contratante donde se practique (resonancia, radiografías, TAC, PPD, hormonas, etc.). La norma clave ahora es la *Resolución 1843 de 2025* del Ministerio del Trabajo, que derogó la anterior Resolución 2346 de 2007. De acuerdo con la Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo, no existe un plazo específico que obligue a la IPS prestadora de servicios de salud ocupacional a entregar una copia de la historia clínica ocupacional al trabajador. Pero el trabajador puede solicitar copia en cualquier momento.

El ejemplo clásico de EMO es el de Egreso, la mayoría son sin laboratorios o imágenes y se pueden entregar de inmediato, pero algunos se aplazan o se demoran la entrega cuando  alegan que tienen patologías ocasionadas por el trabajo o por que fueron despedidos con secuelas de enfermedad laboral, acá hay que ser muy precavidos con el cierre, por el empapelamiento que te pueden ocasionar por las posibles demandas laborales. Hay que pedirles los soportes de la consultas medicas recibidas y anexarla a la historia y tomarse el trabajo de revisarlas, mas de uno le han puesto queja disciplinaria por "no revisar los documentos". 

Marco normativo

• Resolución 1843 de 2025 – Ministerio del Trabajo. Artículos 30 y 31.
• Ley 1755 de 2015 – Derecho Fundamental de Petición.
• Ley 23 de 1981 – Normas en materia de ética médica.
• Resolución 1995 de 1999 – Normas para el manejo de la historia clínica.
• Ley 1581 de 2012 – Protección de Datos Personales.
  

1. Custodia de la Historia Clínica Ocupacional (cambio importante)

A diferencia del régimen anterior (Res. 2346/2007), que obligaba a la IPS o médico ocupacional a remitir la historia clínica ocupacional a la EPS dentro de los dos (2) meses siguientes a la evaluación, con la Resolución 1843 de 2025 esto cambió: la historia clínica ocupacional queda a cargo del prestador de servicios de medicina de Seguridad y Salud en el Trabajo que generó la atención, cumpliendo los requisitos y procedimientos de archivo conforme a las normas legales vigentes para la historia clínica. Es decir, *ya no debe enviarse obligatoriamente a la EPS*; la custodia permanece en la IPS/prestador que la generó.

Recordar: La historia clínica ocupacional es un documento reservado, cuyo titular es el trabajador.

2. Entrega de copia al trabajador (cuando la solicite)

Los responsables de la custodia deben entregar copia de la historia clínica ocupacional foliada al trabajador, cuando este lo solicite, dejando acta de la entrega firmada por las partes.

La Resolución 1843 *no fija un número específico de días hábiles* para este trámite puntual. En la práctica, al ser un documento de salud sujeto a reserva, aplican los términos generales del derecho de petición para historias clínicas (Ley 1755 de 2015 y jurisprudencia constitucional), que normalmente exigen respuesta pronta (usualmente entre 3 y 15 días hábiles según el prestador y su reglamento interno de archivo). En términos generales, la solicitud de copia de la historia clínica debe atenderse dentro de los 10 días hábiles siguientes a la radicación de la petición documental, salvo que exista una circunstancia legal que justifique un plazo diferente.

3. Entrega del concepto médico ocupacional (no la historia clínica)

Esto es diferente de la historia clínica completa: el empleador o contratante deberá informar al trabajador sobre el proceso para la realización de la evaluación médica ocupacional de egreso, la cual deberá ser realizada dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la terminación de la relación laboral o contractual. El *concepto médico ocupacional* (documento resumido, no la historia clínica en sí, ya que esta última está protegida por reserva) se entrega al trabajador de forma inmediata tras la evaluación, dejando constancia de recibo, y al empleador solo se le remite este concepto (nunca la historia clínica completa).

4. Plazo relacionado que sí trae la nueva norma

Según el artículo 5 literal f), las empresas tienen un plazo máximo de 20 días hábiles para adaptar las condiciones laborales conforme a las recomendaciones y/o restricciones emitidas por el médico especialista en Seguridad y Salud en el Trabajo — pero este plazo aplica a la implementación de recomendaciones por parte del empleador, no a la entrega documental de la historia clínica como tal.

Ten en cuenta que la Resolución 1843 de 2025 tuvo un *plazo de transición de 6 meses* desde su publicación (29 de abril de 2025) para su implementación plena, por lo que conviene verificar si tu IPS específica ya tiene su procedimiento interno de archivo totalmente ajustado a la nueva norma.

Aspectos clave

✔ La historia clínica ocupacional pertenece al trabajador.
✔ El empleador únicamente recibe el concepto médico ocupacional, nunca la historia clínica.
✔ La IPS debe garantizar la confidencialidad y custodia de la historia clínica.
✔ El trabajador puede solicitar copia en cualquier momento.
✔ La Resolución 1843 de 2025 derogó la obligación de enviar la historia clínica ocupacional a la EPS.