Ciclo PHVA o Ciclo de Deming en el SGSST

 CICLO DE DEMING O PVHA  EN EL SGSST

Ciclo PHVA es una herramienta de gestión plenamente vigente. En la actualidad, las empresas tienen que enfrentarse a un nivel tan alto de competencia que para poder crecer y desarrollarse, y a veces incluso para lograr su propia supervivencia, han de mejorar continuamente, evolucionar y renovarse de forma fluida y constante.

Tiene una eficacia para: reducir costos, optimizar la productividad, ganar cuota de mercado e incrementar la rentabilidad de las organizaciones. Logrando, además, el mantenimiento de todos estos beneficios de una manera continua, progresiva y constante.

El PHVA es un enfoque de gestión simple e iterativo para probar cambios en procesos o soluciones a problemas, e impulsar su optimización continua a través del tiempo. Al igual que con muchos otros enfoques de control de calidad y procesos utilizados por diversas industrias de la actualidad, este ciclo nació de las prácticas de producción del siglo XX. El PHVA es muy sencillo y su éxito es muy fácil de reproducir, por lo que ha sido adoptado por muchas industrias no relacionadas con la producción, ya sean individuos, equipos u organizaciones enteras.

El ciclo PHVA o Deming es un método sencillo para aplicar y cuenta con conceptos semejantes a otras herramientas propuestas como la trilogía de Juran que es compatible con el ciclo en cuanto a la planeación, control o verificación y una mejora continua.

¿DE DÓNDE PROVIENE EL PHVA?

El ciclo PHVA deriva del Ciclo Shewhart de Walter/ Edwards Deming, llamado así en honor a Walter Shewhart, un estadístico que muchos consideran como el padre del control de calidad moderno. Deming fue un ingeniero y profesor estadounidense que se hizo famoso por su trabajo en Japón, donde sus ideas influenciaron la recuperación y los procesos de la industria de posguerra de ese país. De hecho, el nombre "PHVA" fue acuñado por participantes de sus clases, que optimizaron el ciclo Shewhart a "Planear, hacer, verificar y actuar". Deming prefería "estudiar" en lugar de "verificar", lo llamaba "Planear, hacer, estudiar y actuar" (o "ciclo PDSA"), ya que la palabra subrayaba la idea de analizar resultados en lugar de simplemente verificar qué había cambiado.

El ciclo PHVA, es un procedimiento lógico y por etapas que permite el funcionamiento de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, y su mejora continua.

¿CÓMO FUNCIONA EL CICLO PHVA?

El ciclo PHVA implica 4 pasos: planear, hacer, verificar y actuar. El proceso se realiza de manera lineal y la finalización de un ciclo precede el inicio del siguiente.

• PLANEAR (PLAN): comprender el estado actual y el estado deseado. En pocas palabras, el propósito de la etapa de planificación es definir tus objetivos, cómo alcanzarlos, y cómo medir tu progreso hacia dichos objetivos. Naturalmente, se trata de un paso poco claro, ya que se basa en lo que intentas hacer; diferentes equipos implementan el PHVA de distintas maneras. Algunas personas suelen dividirlo en pasos intermedios adicionales, algo que ya hacen otros procesos como DMAIC. Si deseas aprovechar una oportunidad, tu planificación debe enfocarse en los procesos o acciones necesarios para alcanzar dicha oportunidad. Si deseas resolver un problema de un proceso, podrías necesitar un análisis de la causa principal antes de poder proceder con un plan. En cualquier caso, el uso de datos, ya sean provenientes de procesos preexistentes o del análisis de ciclos PHVA anteriores, te ayudará a formular una hipótesis o un plan de acción.
• HACER (GO): una vez que tengas un plan de acción o una potencial solución para un problema, pruébalos. El paso Hacer es el momento para poner a prueba los cambios propuestos inicialmente. Sin embargo, esto debe considerarse como un experimento: no es el punto en el que estás adoptando una solución o un cambio en el proceso. Por lo tanto, esta etapa debe realizarse a pequeña escala, en un entorno controlado. No debe verse afectada por factores externos ni interrumpir otros procesos u operaciones de su equipo u organización. Naturalmente, el objetivo de esta etapa es recopilar datos e información sobre el impacto de la prueba, ya que esto indicará las siguientes etapas del proceso.
• VERIFICAR (CHECK): luego de completar tu prueba piloto, deberás examinar si los cambios o soluciones propuestos tienen el efecto deseado. En etapa de verificación, se analiza la información recopilada durante la etapa Hacer y se la compara con los objetivos y metas originales. También debes evaluar el enfoque de prueba utilizado, para ver si se realizaron cambios al método establecido durante la etapa Planear que puedan haber afectado al proceso. En resumen, el propósito de este paso consiste en evaluar tu éxito, y qué cosas debes conservar para el siguiente paso del proceso. De hecho, puedes optar por hacer otra prueba, repetir las fases Hacer y Verificar hasta encontrar una solución satisfactoria para llevar a la etapa Actuar.
• ACTUAR (ACT): al llegar al final del ciclo, tú y tu equipo deberán haber identificado una propuesta de cambio para implementar en el proceso. Sin embargo, PHVA se considera un ciclo por un motivo, ya que los cambios que implementes durante la etapa Actuar no son el final de tu proceso. Tus nuevos y mejorados producto, proceso o problema resuelto deben sentar las bases para las siguientes iteraciones del ciclo PHVA.

RELACION PHVA  Y  SGSST

Avances Normativos en Seguridad y Salud en el Trabajo:

El Ciclo PHVA lo podemos considerar como una metodología de gestión gracias a la cual podemos garantizar la mejora continua y la obtención de objetivos y metas en el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, ambiental o en general de calidad (SG-SST, SGA, SGC). 

Es así como se debe desarrollar la implementación de SGSST, resaltado en el Decreto 1072 de 2015, y en la norma internacional OSHAS 18001.

I.- DECRETO 1072 CICLO PHVA

El ciclo PHVA se define en el numeral 10 del artículo 2.2.4.6.2 del Decreto 1072 como:

• Planear: se tiene que llevar a cabo la mejora de la seguridad y salud en el trabajo, es necesario mejorar lo que se esté haciendo mal y establecer las ideas para solucionar dichos problemas.
• Hacer: implantar las medidas que se deben planificar.
• Verificar: revisar los procedimientos y las acciones implantadas que consigue los resultados deseados.
• Actuar: necesitas las acciones de mejora para conseguir los mayores beneficios de la seguridad y salud de los trabajadores

II.- Ciclo PHVA en OHSAS 18001

La norma OHSAS 18001 establece el ciclo PHVA como:

• Planificar: establecer todos los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados según la política de seguridad y salud en el trabajo.
• Hacer: implantar los procesos.
• Verificar: realizar el seguimiento y la medición de los procesos según la política de seguridad y salud en el trabajo, los objetivos, las metas y los requisitos legales además de informar sobre los resultados.
• Actuar: tomar acciones para mejorar de forma continua en el desempeño del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Resolución 0312 de 2019:  Estándares mínimos del SG-SST. Ciclo de Mejora Continua.

• PLANEAR: Recursos, Gestión Integral del SGSST.
• HACER: Gestión de la salud, Gestión de los peligros y riesgos, Gestión de amenazas.
• VERIFICAR: Auditoria del SGSST.
• ACTUAR: Mejoramiento.

Formulario de Evaluación: Planear:  25% -  Hacer: 60% - Verificar: 10% - Actuar: 5%

¿Quiénes deben aplicar los Estándares mínimos del SG-SST?

• Empleadores públicos y privados.
• Contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo.
• Organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo.
• Agremiaciones o asociaciones que afilian trabajadores sin dependientes al Sistema de Seguridad Social Integral.
• Empresas de servicios temporales.
• Estudiantes afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales-SGRL.
• Trabajadores en misión.
• Policía Nacional en lo que corresponde a su personal no uniformado y personal Civil de las fuerzas militares.

¿Quiénes NO deben aplicar los Estándares mínimos del SG-SST?

• Los Regímenes de excepción, pueden tomar como referencia o guía los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de SST.
• No están obligados a implementar los Estándares Mínimos los trabajadores independientes con afiliación voluntaria al Sistema General de Riesgos Laborales.
• Para personas que desarrollan actividades de servicio doméstico los estándares mínimos serán establecidos de forma independiente.

¿Cómo se categorizan las empresas?

Las empresas se categorizan por su tamaño en micro, pequeña, mediana y gran empresa, bajo los siguientes criterios:

1. MICROEMPRESAS: Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores. Activos totales por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes/excluida la vivienda.
2. PEQUEÑA: Planta de personal entre once (11) y cincuenta (50) trabajadores. Activos totales por valor de quinientos uno (501) y menos de cinco mil (5.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
3. MEDIANA: Planta de personal entre cincuenta y uno (51) y doscientos (200) trabajadores. Activos totales por valor de cinco mil uno (5001) a treinta mil (30.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
4. GRANDE: Planta de personal mayor a doscientos un (201) trabajadores. Activos totales por valor superior a treinta y un mil (30001) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

Ejemplo de ciclo PHVA

Para poder entender mucho mejor las características del ciclo PHVA te mostramos un ejemplo enfocado a seguridad y salud en el trabajo:

Situación: Se presenta con recurrencia rotación del personal en una empresa implicando que los trabajadores nuevos no se encuentren nivelados con los conceptos principales del SG-SST, siendo más propensos a accidentes de trabajo. 

Modelo PHVA aplicado:

• P: Se desarrolla un programa de inducción de seguridad y salud en el trabajo en el cual se tienen en cuenta los principales temas relacionados con riesgos laborales para que pueda ser recibida por cada trabajador que ingrese a la empresa.
• H: Se implementa por 3 meses el programa por medio de una capacitación que reciben los trabajadores inmediatamente son contratados.
• V:  Pasados los 3 meses se evalúa la cantidad de accidentes de trabajo que se han presentado cuya causa sea el desconocimiento de los conceptos básicos de gestión de riesgos laborales en la empresa cuyo resultado demuestra que los trabajadores nuevos ya no presentan un índice tan alto de accidentes, pero los trabajadores antiguos si
• A: Se incorpora espacios de reinducción para los trabajadores antiguos para recordar los conceptos básicos de prevención.

En la grafica vemos un modelo de implementación del ciclo PHVA en la alcaldía de Santiago de Cali, Colombia.

CONCLUSIÓN: 

Podemos decir que dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo además de ser de gran utilidad un proceso de mejora continua para controlar de forma oportuna los factores de riesgo en las empresas, es también una exigencia en la normatividad legal vigente como la resolución 0312 de 2019, ya que ha demostrado ser efectiva para todas las organizaciones independientemente a la actividad que desarrollen o al tamaño que tengan. Para concluir gracias a una metodología organizada de gestión se puede establecer una evolución en las metas y objetivos de una empresa por lo cual siempre es importante tenerlo en cuenta.

El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo está basado en el ciclo PHVA (Planear, hacer, Verificar y Actuar) y consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo.

CIBERGRAFIA:

1. https://www.dropbox.com/es/business/resources/pdca#:~:text=El%20ciclo%20PHVA%20implica%204,actual%20y%20el%20estado%20deseado.
2. https://serviciocivil.gov.co/sites/default/files/SST/Memorias/Induccion_Estandares_Minimos_RES_312.pdf
3. https://www.facebook.com/InstitutoINEDU/photos/a.143536276168958/930670514122193/?type=
4. https://onesoluciones.co/que-es-el-ciclo-phva-y-porque-debe-implementarlo-en-su-sgsst/
5. https://smsafemode.com/blog/ciclo-phva-sistemas-gestion-sst-ambiente-calidad/