ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO (APT). 

ANÁLISIS DE PUESTO DE TRABAJO (APT)
Definición:

Según el libro de Administración de personal de Gary Dessler es: “El procedimiento a través del cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas”.

Según William Werther y Keith Davis en el libro de Administración de Personal y Recursos Humanos, análisis de puesto es: “Recolección, evaluación y organización de información sobre un puesto de trabajo determinado”.

El análisis de puesto ayuda a determinar los deberes y las responsabilidades que deben asumir los diversos puestos de trabajo dentro de una organización, donde podemos aplicar el principio: "A trabajo igual, salario igual"
Identificar las tareas que cada miembro de una organización debe ejecutar es un proceso clave para su correcto funcionamiento. Para lograrlo, es importante que el área de Recursos Humanos ponga en práctica el análisis de puesto. 

Actividades laborales. Se trata de contestar a las siguientes preguntas sobre la actividad que se realiza en el puesto: ¿Qué se hace? ¿Cómo se hace? ¿Por qué se hace? ¿Cuándo se hace? ¿Cómo se hace? No es lo mismo vender relojes que trabajar en una cadena de montaje de coches.

CLAVES  PARA EL  ANÁLISIS DE PUESTO DE TRABAJO:

1. Se analiza un puesto en concreto, no un puesto estándar.
2. Se analiza el puesto, no el ocupante.
3. Se analiza bajo la hipótesis normal de desempeño.
4. Se hace en un momento determinado.

Situaciones donde se necesita o recomienda el Análisis de Puesto de Trabajo:

• Cuando se funda la organización
• Cuando se crea nuevos puestos
• Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de nuevas tecnologías o procedimientos
• Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de salarios de una empresa.
• Para calificación de origen en procesos de calificación de presuntas enfermedades laborales, de acuerdo al riesgo laboral expuesto (solicitud de la EPS, ante al área de SST).
• Preventivos, que permitan conocer las características del puesto para generar las recomendaciones especificas. 
• Para califica­ción de origen de accidente laboral dicho APT no es necesario, solo se necesita el reporte del evento.

Este procedimiento permite determinar los deberes y responsabilidades de cada puesto de trabajo. Además, analiza los tipos de perfiles que se requieren para ocuparlos. Su implementación mejora los índices de desempeño, selección de personal y planificación del Talento Humano. Con relación a la Selección de Personal veamos su gran utilidad: El análisis y descripción de puestos de trabajo proporciona datos suficientes para elaborar el perfil profesiográfico o profesiograma en el que se especifican las características y requisitos tanto profesionales como personales que debe cumplir el candidato para desarrollar de forma adecuada las tareas y actividades propias del puesto. Esta información guiará la elección de la batería de pruebas psicológicas que se utilizará para medir las características aptitudinales y de personalidad que buscamos. También servirá de guía para la entrevista de selección y para los distintos procedimientos selectivos que se utilicen: dinámicas de grupo, assesment center, etc.

5 TIPOS DE ESTUDIOS DE ANALISIS DE PUESTO DE TRABAJO (Hay mas): 

1. Para calificación de origen en procesos de calificación de presuntas enfermedades de origen laboral. Estos pueden ser: osteomusculares, fonoaudiológicos, higiénicos, psicosociales, químicos, biológicos, entre otros, de acuerdo con el tipo de riesgo al que se haya estado expuesto.
2. Preventivos, que permitan conocer las características del puesto para generar las recomendaciones específicas, ya sea por una sintomatología en específico, un trabajador en específico, o si se desea prevenir alteraciones en la salud de los trabajadores.
3. Destinados a rediseño, lo que permiten conocer las condiciones actuales y según su necesidad, generar el rediseño de este para optimizar su proceso productivo y proteger la salud de los trabajadores. Estos tienen una connotación distinta, al estar enfocados en la revisión de los puestos; los ubicamos en este grupo, porque en muchos casos, se solicitan estudios de puesto con este enfoque, pero son procesos de reincorporación laboral.
4. Destinados a la reincorporación laboral. Estos tienen una connotación distinta, al estar enfocados en la revisión de los puestos; los ubicamos en este grupo, porque en muchos casos, se solicitan estudios de puesto con este enfoque, pero son procesos de reincorporación laboral.
5. Que miden la carga física. Permiten conocer las cargas propias que se presentan en las actividades laborales de un cargo y con ello, intervenirlas si es necesario o reportarlas ante la Entidad solicitante.

DEFINICIONES: 

Elemento: Es la unidad mínima indivisible del trabajo.
Tarea: Actividad individualizada e identificable como diferente del resto.
Puesto: La unidad registrada en el Organigrama, que integra la estructura organizacional de las dependencias, e implica deberes específicos, delimita jerarquías, competencias y señala el perfil mínimo que debe reunir la persona que lo desempeñe.
Los puestos:  son grupos de actividades y deberes relacionados.
La posición: diferentes deberes y responsabilidades realizados por solo un empleado.
Familia de puestos: grupo de puestos individuales con características similares.
Especificación del puesto: aquí tenemos que tener claros los conocimientos, las habilidades y las
capacidades que debe de reunir la persona que va a desempeñar el puesto.
Descripción del puesto: Es la declaración de las tareas, deberes y responsabilidades a desempeñar en un puesto. 
Descripción: Es el proceso que permite su ubicación, identificación y análisis en el contexto organizacional, y contiene la misión, objetivos, funciones y entorno operativo
Perfiles: el proceso que permite identificar las aptitudes, cualidades y capacidades que, conforme a la descripción del puesto, son fundamentales para la ocupación y desempeño del mismo.
Especificación del puesto: Lista de los “requerimientos humanos” del puesto, esto es, la educación, la capacidad, personalidad, etc., necesarias- otro producto de un análisis de puestos.
Enfermedad laboral: La existencia del diagnóstico médico y la relación causa-efecto son condiciones necesarias para que una enfermedad se considere laboral.

ANÁLISIS DE PUESTOS DE TRABAJOS:

Es un proceso indispensable y de vital importancia en las organizaciones:

• Es el proceso para obtener información acerca de los puestos mediante la determinación de los deberes tareas o actividades de los mismos
• Procedimiento para determinar todas las tareas que debe saber hacer una persona en determinada vacante, las responsabilidades, requisitos, aptitudes y capacidades y experiencias.

¿Cómo se desarrolla un análisis de puesto de trabajo o APT en SST?

El análisis de puesto de trabajo o APT implica la evaluación de diversos factores del entorno laboral que determinan si estos son óptimos o nocivos para la salud del trabajador y/o colaborador, entre los factores que se evalúan están:

• Puesto de trabajo.
• Actividad física general
• Cargas de trabajo.
• Posturas y movimientos
• Riegos de accidente.
• Proceso de trabajo
• Autonomía del trabajador
• Comunicación del trabajador
• Nivel de toma de decisión.
• Repetitividad del trabajo
• Condiciones de higiene industrial (iluminación, ruido, confort térmico, etc.)
• Sustancias químicas con las que interactúa.
• Ambiente de trabajo al que se expone.

El APT debe realizarse en el puesto de trabajo donde se originó la patología de presunto origen laboral. No obstante, si la persona ha sido trasladada a otro puesto de trabajo, también debe valorarse de manera general la exposición a los factores de riesgo en el nuevo puesto y consignarse en el informe de APT. El Análisis de Puesto de Trabajo, es responsabilidad del empleador.

MÉTODOS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS

Algunos métodos para la recolección de datos, que se utilizan en el análisis de puesto, tenemos: 

1. Observación
Consiste en observar a los trabajadores que ocupan los puestos muy operativos. "Muchas veces, se complementan con entrevistas sobre algún elemento relacionado al trabajo, con el objetivo de realizar descripciones sobre sus funciones y labores dentro de su área", asegura Kety Jáuregui. Algunas organizaciones graban los puestos en video para su estudio posterior. Método ideal para aplicarlo en cargos simples y repetitivos de correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la fórmula básica del análisis de cargos.

2. Entrevista
Este método consiste en preguntar a los colaboradores sus funciones y responsabilidades dentro de su área de trabajo.  Puede ser personal o grupal.
No es necesario entrevistar a todo el personal. Basta con tomar en cuenta a los miembros de mayor y menor experiencia para sacar conclusiones importantes. También es necesario hacer el mismo procedimiento con los líderes, gerentes y capacitadores para detectar sus conocimientos en el área.  
Con la información recabada, se podrá identificar las especificaciones mínimas y máximas del puesto, y los elementos que permiten su correcto funcionamiento. Este método es muy útil porque logra la participación libre y directa de los empleados. Este método es el de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el análisis, debido a la manera racional como se obtienen los datos, de la fuente directa del trabajador (entrevista directa).

3. Cuestionario
"El cuestionario también es muy usado por las empresas", afirma Kety Jáuregui. "Estos se distribuyen, muchas veces a través de la Web, a los colaboradores y/o supervisores de un departamento para que los completen. En ocasiones, es el mismo encargado del proceso de análisis llena el cuestionario con las respuestas que le dan los colaboradores". Método ideal para analizar cargos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las actividades de los ejecutivos. 
De realizarse adecuadamente, las áreas de Recursos Humanos podrán tomar decisiones más eficaces y rápidas para optimizar el trabajo el trabajo de los departamentos que necesitan cambios urgentes.  Se utilizan para obtener datos:

• Áreas de obligaciones
• Tareas desempeñadas en el puesto
• Propósito del mismo
• Entorno físico
• Requerimientos para desempeñar el puesto (habilidad, educación, experiencia, requerimientos físicos y mentales).

4. Incidentes críticos y diarios de trabajo
Gracias a una conversación entre supervisores y trabajadores, se pueden identificar los aspectos críticos que generaron una situación de crisis dentro del área de trabajo. Esto permitirá identificar cuáles son las nuevas competencias o habilidades que se demandarán para mejorar los procesos productivos. 
En adicional a ello, se puede pedir a los trabajadores que llenen un registro diario de su trabajo (Bitácora de trabajo) en un período determinado (horas, semanas o meses). El diario se llena en momentos específicos del turno de trabajo. De esta forma se logrará medir cuánto les toma realizar específicas funciones y luego adicionar ello a las exigencias del puesto. 

5. El análisis de puesto en la era digital
Con la llegada de la pandemia y la implementación del trabajo remoto, la comunicación de los equipos se ha trasformado. Conocer el desempeño de los colaboradores, las áreas de trabajo y contratar profesional capacitado se ha vuelto más complicado. 
Sin embargo, existen diversas herramientas digitales que permiten analizar correctamente los puestos de trabajo. Zoom, Google Meet y Microsoft Teams son ideales para tener entrevistas con los colaboradores o reuniones de equipo. Slack permite identificar el avance de un proyecto y el correcto desempeño de un área de trabajo. Y el formulario de Google, que permite realizar encuestas a diversas personas al mismo.  

6. Métodos mixtos o combinantes. 
Para contrarrestar las desventajas y obtener el mayor provecho posible de las ventajas, se recomienda utilizar métodos mixtos. Éstos son combinaciones eclécticas de dos o más métodos de análisis. La elección de estas combinaciones se hará según las particularidades de cada empresa, tiempo, objetivos del análisis y descripción de cargos.

Podemos decir que existen 5 enfoques para el análisis de puesto, de acuerdo a los metodo utilizados en su recolección:

1. El funcional: enfoque cuantitativo que utiliza un inventario de las diferentes funciones o actividades de trabajo que pueden integrar cualquier puesto y que supone que cada uno de ellos contempla tres amplias funciones: información, personas y cosas
2. El sistema de cuestionarios: PAQ (Position analysis questionnaire) es un método cuantificable de recopilación de datos que abarca 194 (187) tareas diferentes que, por medio de una escala de 5 (6) puntos, busca determinar el grado en el cual las diferentes tareas se relacionan con el desempeño de un puesto en particular. Todas orientadas a la valoración de puestos como al desarrollo de políticas de compensación de empleados. Un ejemplo de este tipo de cuestionario: https://www.spri.eus/euskadinnova/documentos/579.aspx .
3. Método de incidente critico: el objetivo es identificar las tareas fundamentales del puesto, que son los deberes importantes y las responsabilidades del puesto que realizan quienes los ocupan y que llevan al éxito del puesto.
4. Análisis inventario de tareas: Lista específica para una organización de las tareas y sus descripciones que se utiliza como base para identificar los componentes de los puestos, su objetivo es producir una lista detallada de los enunciados de las tareas aplicables a todos los puestos.
5. HRIS (Human Resources Information Systems): los sistemas de información de recursos humanos facilitan el proceso de análisis de puestos. La implantación de un HRIS en el departamento de recursos humanos puede traer consigo grandes beneficios. Por ejemplo, la reducción de costes y de horas de trabajo. Existe una gran variedad de software diseñada para el análisis de puesto y redactar descripciones y especificaciones de los mismos. 

¿QUE DEBE TENER UNA EVALUACIÓN DEPUESTO DE TRABAJO?

PROCESO DE ANÁLISIS DE PUESTO

Este proceso consta de distintas etapas la primera de ellas es la observación de los trabajadores en su ambiente laboral para poder tener la concepción del trabajador ideal, pues de haber observado se realizan entrevistas a distintas personas que están involucradas con este puesto. En primera instancia se recurre al trabajador quien expresará cuáles son sus deberes y necesidades del puesto, es el que concuerda en la información de lo expresado por el trabajador y el observado previamente. Se entrevista al jefe inmediato posteriormente para corroborar la información. 

Es recomendable consultar a un experto quien puede explicar cuáles son las tareas reales del puesto así como revisar un diccionario de puesto, esto con la intención de definir de mejor manera del puesto la información recabada en el paso anterior y gracias a los métodos de recopilación de datos se puede definir los datos del puesto que contemplan las tareas responsabilidades, conocimientos y habilidades requeridas con experiencias necesarias entorno del puesto por mencionar algunas o que es para el análisis de puestos.

Especificaciones del puesto de trabajo: está relacionado con los requisitos y cualificaciones personales exigidos de cara a un cumplimiento satisfactorio de las tareas: nivel de estudios, experiencia, características personales, etc. Estos requisitos emanan de forma directa del análisis y descripción del puesto. Mediante esta información se elaboraría el perfil profesiográfico (perfil del cargo y riesgo laborales). ver el siguiente link: https://edaguilarocupacional.blogspot.com/2021/09/utilidad-del-profesiograma.html

ANÁLISIS DE PUESTO EN UN AMBIENTE CAMBIANTE:

El mercado de negocios se encuentra en un ambiente cambiante por lo cual es necesario aplicar dos enfoques para realizar el análisis de puesto en este tipo de ambientes. Los enfoques son: Análisis estratégico:  Los gerentes deben tener una visión clara de cómo deberían restructurase los puestos en términos de deberes y tareas.

Análisis basado en competencias: se enfatizan las características de los trabajadores exitosos, en lugar de los deberes estándar del puesto.

MODELOS DE PUESTOS DE TRABAJO

1. MODELO CLÁSICO:
El modelo clásico de diseño de puestos pretendía proyectarlos de acuerdo con la lógica siguiente, segmentar y fragmentar los puestos en tareas sencillas, repetitivas y de fácil capacitación. Eliminar actividades y movimientos innecesarios que produzcan cansancio y que no estén relacionados con la tarea por realizar, por medio del estudio de tiempos y movimientos.

• Énfasis en la tarea y la tecnología.
• Concepto de Homo economicus.
• Recompensas salariales y materiales.
• Mayor eficiencia gracias al método de trabajo.
• Preocupación por el contenido del puesto.
• Supervisión directa.
• Ordenes e imposiciones.
• Obediencia estricta.

2. MODELO HUMANISTA:
El concepto de persona humana pasó del hombre motivado por las recompensas salariales a el hombre motivado por los incentivos sociales. Con la teoría de las relaciones humana surgen los primeros estudios sobre el liderazgo, la motivación, las comunicaciones y demás asuntos relacionados con las personas. El interés en las tareas administración científica y el interés en la estructura teoría clásica se sustituyeron por el interés en las personas

• Énfasis en la persona y en el grupo social.
• Concepto del homos social.
• Recompensas sociales y simbólicas.
• Mayor eficiencia gracias a la satisfacción de las personas.
• Liderazgo.
• Comunicación e información.
• Participación en las decisiones.

3. MODELO SITUACIONAL
Considera tres variables simultáneamente: las personas, la tarea y la estructura de la organización. El modelo situacional es variable o cambiante, debido al desarrollo personal del ocupante y al desarrollo tecnológico de la tarea. Los puestos con mucha variedad eliminan la rutina y las personas tienen que utilizar una gran cantidad de sus habilidades. Se basa en cinco dimensiones esenciales que todo cargo debe tener en mayor o menor grado:

• Variedad: es el número y las diversas habilidades que exige el puesto. Los puestos con mucha variedad eliminan la rutina y las personas tienen que utilizar una gran cantidad de sus habilidades.
• Autonomía: es el grado de independencia y de criterio personal que tiene el ocupante para planear y realizar el trabajo.
• Significado de las tareas: es el volumen del efecto reconocible que el puesto causa en otras personas
• Identidad con la tarea: se refiere a la posibilidad de que la persona realice una pieza de trabajo entera o global y de que pueda identificar claramente el resultado de sus esfuerzos.
• Retroalimentación: se refiere a aquella información que la persona recibe mientras trabaja y que le indica como está realizando su actividad.

Edward Lawler y Richard Hackman. Corporate profits and employee satisfaction: must they be in conflict?

DESCRIPCIÓN DE LOS PUESTOS

Son de gran valor para los empleados y la empresa. Los empleados pueden utilizarlos para conocer sus deberes y los resultados esperados. El empleador utiliza descripciones escritas como base para minimizar los malentendidos entre gerente y subordinados en relación a los requisitos del puesto.

Se puede hacer por escrito e incluye los tipos de deberes. No existe un formato estándar, sin embargo, la mayoría de las descripciones contiene al menos cuatro partes:

• El título del puesto: importancia psicológica. Estatus. El título del puesto debe indicar el nivel relativo que ocupa el empleado en la jerarquía de la organización.
• Sección de identificación del puesto: se incluye después del título, contiene puntos como la ubicación del departamento o sección, la persona a quien debe reportar y la fecha de la última revisión de la descripción
• Sección de deberes o funciones esenciales del puesto: indican el peso o valor de cada tarea, enfatizan las responsabilidades de todos los deberes que engloba el puesto y los resultados que se deben lograr.
• Sección de especificaciones del puesto. Abarca:
• Habilidad requerida para desempeñar el puesto
• Exigencias físicas que el puesto asigna al empleado que lo desempeña
• Habilidades interpersonales o atributos específicos del comportamiento necesarios para el éxito del puesto.

La descripción de puestos: es indispensable redactar las descripciones del puesto de manera clara (Debe estar definido de tal forma que no quede duda de qué se debe lograr y quién es responsable), coherente (Debe estar alineado a la misión del mismo puesto, a la descripción de su jefe inmediato y a los objetivos de la institución), medibles (Deben permitir su control y evaluación en un horizonte de tiempo para poder determinar con precisión y objetividad su cumplimiento), realista (factible de lograse). Por lo anterior debes tener cuidado con:

LOS PROBLEMAS DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS.

• La mala redacción proporciona poco guía al que va a ocupar el puesto.
• Algunas veces no se actualizan a medida que cambian los deberes o especificaciones.
• Pueden violar la ley al contener especificaciones no relacionadas con el éxito del puesto.
• Pueden limitar el alcance de las actividades de quien va a ocupar el puesto y con ello reducir la flexibilidad de la organización.

FUNCIONES DEL PUESTO: Función: conjunto de actividades y tareas realizadas por una persona para alcanzar los objetivos y la misión del puesto. Conjunto de tareas, realizadas por una persona, que forman un área definida de trabajo. Suelen mantener entre sí una relación de proximidad física o técnica.

PERFIL DEL PUESTO:

Ocupación: clases de puestos que pueden ser hallados en diferentes organizaciones y que presentan una gran similitud entre sí. Este término está relacionado con la calificación profesional de los individuos, que le capacita para el desempeño de determinados puestos de trabajo.

Escolaridad y/o Áreas De Conocimiento: Se compone del nivel de estudio:

• Primaria
• Secundaria
• Preparatoria o Bachillerato
• Bachillerato Técnico o especializado
• Normal
• Carrera técnica o comercial
• Técnico superior universitario
• Licenciatura o Profesional
• Diplomado
• Posgrado
• Maestría
• Doctorado

Grado de avance alcanzado

• Pasante y carrera terminada
• Titulado

PERFIL DEL PUESTO: Condiciones de Trabajo

• Disponibilidad para viajar
• Cambio de residencia
• Condiciones especiales de trabajo
• Condiciones de estrés y riesgo

Fuente: 

1. https://www.esan.edu.pe/conexion-esan/principales-metodos-del-analisis-de-puesto-en-una-organizacion
2. https://www.youtube.com/watch?v=wg8yDlobCwI
3. https://slideplayer.es/slide/5442978/  
4. https://www.gestiopolis.com/analisis-y-descripcion-de-puestos-de-trabajo/
5. https://www.monografias.com/trabajos107/analisis-puesto-y-descripcion-puesto-recursos-humanos/analisis-puesto-y-descripcion-puesto-recursos-humanos
6. https://asocupacional.com/analisis-de-puesto-de-trabajo/ 
7. https://consejosdeleyla.blogspot.com/2018/03/clasificacion-de-los-puestos.html
8. https://slideplayer.es/slide/10367807/
9. http://gestiontthhcjdm.blogspot.com/2017/04/analisis-y-descripcion-de-puestos-de.html
10. https://www.uaeh.edu.mx/docencia/P_Presentaciones/zimapan/contaduria/2019/objeto-aprendizaje-pch.pdf
11. https://www.siempresarial.com.mx/blog_6.html