CLAVES PARA EL ANÁLISIS DE PUESTO DE TRABAJO:
- Se
analiza un puesto en concreto, no un puesto estándar.
- Se
analiza el puesto, no el ocupante.
- Se
analiza bajo la hipótesis normal de desempeño.
- Se
hace en un momento determinado.
Situaciones donde se necesita
o recomienda el Análisis de Puesto de Trabajo:
- Cuando se funda la
organización
- Cuando se crea nuevos puestos
- Cuando se modifican de manera
significativa los puestos como resultados de nuevas tecnologías o procedimientos
-
Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de salarios de una
empresa.
- Para calificación de origen en procesos de calificación de presuntas enfermedades laborales, de acuerdo al riesgo laboral expuesto (solicitud de la EPS, ante al área de SST).
- Preventivos, que permitan conocer las características del puesto para generar las recomendaciones especificas.
- Para calificación de origen de
accidente laboral dicho APT no es necesario, solo se necesita el reporte del evento.
Este
procedimiento permite determinar los deberes y responsabilidades de cada puesto
de trabajo. Además, analiza los tipos de perfiles que se requieren para
ocuparlos. Su implementación mejora los índices de desempeño, selección de
personal y planificación del Talento Humano. Con relación a la Selección de Personal veamos su gran utilidad: El análisis y descripción de puestos de trabajo proporciona datos
suficientes para elaborar el perfil
profesiográfico o profesiograma en el que se especifican las
características y requisitos tanto profesionales como personales que debe
cumplir el candidato para desarrollar de forma adecuada las tareas y
actividades propias del puesto. Esta información guiará la elección de la
batería de pruebas psicológicas que se utilizará para medir las características
aptitudinales y de personalidad que buscamos. También servirá de guía para la
entrevista de selección y para los distintos procedimientos selectivos que se
utilicen: dinámicas de grupo, assesment center, etc. - Para calificación de origen en procesos de calificación de presuntas enfermedades de
origen laboral. Estos pueden ser: osteomusculares, fonoaudiológicos, higiénicos,
psicosociales, químicos, biológicos, entre otros, de acuerdo con el tipo de
riesgo al que se haya estado expuesto.
- Preventivos,
que permitan conocer las características del puesto para generar las
recomendaciones específicas, ya sea por una sintomatología en específico, un
trabajador en específico, o si se desea prevenir alteraciones en la salud de
los trabajadores.
- Destinados
a rediseño, lo que permiten conocer las condiciones actuales y según su
necesidad, generar el rediseño de este para optimizar su proceso productivo y
proteger la salud de los trabajadores. Estos tienen una connotación distinta, al estar enfocados en la revisión de los puestos; los ubicamos en este grupo, porque en muchos casos, se solicitan estudios de puesto con este enfoque, pero son procesos de reincorporación laboral.
- Destinados a la reincorporación laboral. Estos tienen una connotación distinta, al estar
enfocados en la revisión de los puestos; los ubicamos en este grupo, porque en
muchos casos, se solicitan estudios de puesto con este enfoque, pero son
procesos de reincorporación laboral.
- Que
miden la carga física. Permiten conocer las cargas propias que se presentan en
las actividades laborales de un cargo y con ello, intervenirlas si es necesario
o reportarlas ante la Entidad solicitante.
DEFINICIONES:
Elemento: Es la unidad mínima indivisible del trabajo.
Tarea: Actividad individualizada e identificable como diferente del resto.
Puesto: La unidad registrada en el Organigrama, que integra la
estructura organizacional de las dependencias, e implica deberes específicos,
delimita jerarquías, competencias y señala el perfil mínimo que debe reunir la
persona que lo desempeñe.
Los puestos: son grupos de actividades y deberes
relacionados.
La posición:
diferentes deberes y responsabilidades realizados por solo un empleado.
Familia de puestos:
grupo de puestos individuales con características similares.
Especificación
del puesto: aquí tenemos que tener claros los conocimientos, las habilidades y
las
capacidades
que debe de reunir la persona que va a desempeñar el puesto.
Descripción
del puesto: Es la declaración de las tareas, deberes y responsabilidades a desempeñar
en un puesto.
Descripción: Es el proceso que permite su ubicación, identificación
y análisis en el contexto organizacional, y contiene la misión, objetivos,
funciones y entorno operativo
Perfiles: el proceso que permite identificar las aptitudes,
cualidades y capacidades que, conforme a la descripción del puesto, son
fundamentales para la ocupación y desempeño del mismo.
Especificación del puesto:
Lista de los “requerimientos humanos” del puesto, esto es, la educación, la
capacidad, personalidad, etc., necesarias- otro producto de un análisis de
puestos.
Enfermedad laboral: La existencia del diagnóstico
médico y la relación causa-efecto son condiciones necesarias para que una
enfermedad se considere laboral.
ANÁLISIS DE PUESTOS DE TRABAJOS:
Es un proceso indispensable y de vital
importancia en las organizaciones:
- Es el proceso
para obtener información acerca de los puestos mediante la determinación de los
deberes tareas o actividades de los mismos
- Procedimiento
para determinar todas las tareas que debe saber hacer una persona en determinada
vacante, las responsabilidades, requisitos, aptitudes y capacidades y
experiencias.
¿Cómo se desarrolla un
análisis de puesto de trabajo o APT en SST?
El análisis de puesto de trabajo o APT implica
la evaluación de diversos factores del entorno laboral que determinan si estos
son óptimos o nocivos para la salud del trabajador y/o colaborador, entre los
factores que se evalúan están:
- Puesto de trabajo.
- Actividad física general
- Cargas de trabajo.
- Posturas y movimientos
- Riegos de accidente.
- Proceso de trabajo
- Autonomía del trabajador
- Comunicación del trabajador
- Nivel de toma de decisión.
- Repetitividad del trabajo
- Condiciones de higiene
industrial (iluminación, ruido, confort térmico, etc.)
- Sustancias químicas con las
que interactúa.
- Ambiente de trabajo al que se
expone.
El APT debe realizarse en el
puesto de trabajo donde se originó la patología de presunto origen laboral. No obstante,
si la persona ha sido trasladada a otro puesto de trabajo, también debe
valorarse de manera general la exposición a los factores de riesgo en el nuevo
puesto y consignarse en el informe de APT. El
Análisis de Puesto de Trabajo, es responsabilidad del empleador.
MÉTODOS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS
Algunos
métodos para la recolección de datos, que se utilizan en el análisis de puesto,
tenemos:
1. Observación
Consiste en
observar a los trabajadores que ocupan los puestos muy operativos. "Muchas
veces, se complementan con entrevistas sobre algún elemento relacionado al
trabajo, con el objetivo de realizar descripciones sobre sus funciones y
labores dentro de su área", asegura Kety Jáuregui. Algunas organizaciones graban los
puestos en video para su estudio posterior. Método ideal para aplicarlo en cargos simples y repetitivos de correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la fórmula básica del análisis de cargos.
2. Entrevista
Este método
consiste en preguntar a los colaboradores sus funciones y responsabilidades
dentro de su área de trabajo. Puede ser personal o grupal.
No es
necesario entrevistar a todo el personal. Basta con tomar en cuenta a los
miembros de mayor y menor experiencia para sacar conclusiones importantes.
También es necesario hacer el mismo procedimiento con los líderes, gerentes y
capacitadores para detectar sus conocimientos en el área.
Con la
información recabada, se podrá identificar las especificaciones mínimas y
máximas del puesto, y los elementos que permiten su correcto funcionamiento.
Este método es muy útil porque logra la participación libre y directa de los
empleados. Este método es el de mejor
calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el análisis, debido a la
manera racional como se obtienen los datos, de la fuente directa del trabajador (entrevista directa).
3. Cuestionario
"El
cuestionario también es muy usado por las empresas", afirma Kety Jáuregui.
"Estos se distribuyen, muchas veces a través de la Web, a los
colaboradores y/o supervisores de un departamento para que los completen. En
ocasiones, es el mismo encargado del proceso de análisis llena el cuestionario
con las respuestas que le dan los colaboradores". Método ideal para analizar
cargos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las actividades de los
ejecutivos.
De realizarse
adecuadamente, las áreas de Recursos Humanos podrán tomar decisiones más
eficaces y rápidas para optimizar el trabajo el trabajo de los departamentos
que necesitan cambios urgentes. Se utilizan para obtener datos:
- Áreas de obligaciones
- Tareas desempeñadas en el puesto
- Propósito del mismo
- Entorno físico
- Requerimientos para desempeñar el puesto
(habilidad, educación, experiencia, requerimientos físicos y mentales).
4. Incidentes
críticos y diarios de trabajo
Gracias a una
conversación entre supervisores y trabajadores, se pueden identificar los
aspectos críticos que generaron una situación de crisis dentro del área de
trabajo. Esto permitirá identificar cuáles son las nuevas competencias o
habilidades que se demandarán para mejorar los procesos productivos.
En adicional
a ello, se puede pedir a los trabajadores que llenen un registro diario de su trabajo (Bitácora de trabajo) en un período determinado (horas, semanas o meses). El diario se llena en momentos específicos del turno de
trabajo. De esta forma se logrará medir
cuánto les toma realizar específicas funciones y luego adicionar ello a las
exigencias del puesto.
5. El
análisis de puesto en la era digital
Con la
llegada de la pandemia y la implementación del trabajo remoto, la comunicación
de los equipos se ha trasformado. Conocer el desempeño de los colaboradores,
las áreas de trabajo y contratar profesional capacitado se ha vuelto más
complicado.
Sin embargo, existen diversas herramientas
digitales que permiten analizar correctamente los puestos de trabajo. Zoom,
Google Meet y Microsoft Teams son ideales para tener entrevistas con los
colaboradores o reuniones de equipo. Slack permite identificar el avance de un
proyecto y el correcto desempeño de un área de trabajo. Y el formulario de
Google, que permite realizar encuestas a diversas personas al
mismo.
6. Métodos mixtos o combinantes.
Para contrarrestar las
desventajas y obtener el mayor provecho posible de las ventajas, se recomienda
utilizar métodos mixtos. Éstos son combinaciones eclécticas de dos o más
métodos de análisis. La elección de estas
combinaciones se hará según las particularidades de cada empresa, tiempo,
objetivos del análisis y descripción de cargos.
Podemos decir que existen 5 enfoques para el análisis de puesto, de acuerdo a los metodo utilizados en su recolección:
- El funcional: enfoque cuantitativo que utiliza un inventario de las diferentes funciones o actividades de trabajo que pueden integrar cualquier puesto y que supone que cada uno de ellos contempla tres amplias funciones: información, personas y cosas
- El sistema de cuestionarios: PAQ (Position analysis questionnaire) es un método cuantificable de recopilación de datos que abarca 194 (187) tareas diferentes que, por medio de una escala de 5 (6) puntos, busca determinar el grado en el cual las diferentes tareas se relacionan con el desempeño de un puesto en particular. Todas orientadas a la valoración de puestos como al desarrollo de políticas de compensación de empleados. Un ejemplo de este tipo de cuestionario: https://www.spri.eus/euskadinnova/documentos/579.aspx .
- Método de incidente critico: el objetivo es identificar las tareas fundamentales del puesto, que son los deberes importantes y las responsabilidades del puesto que realizan quienes los ocupan y que llevan al éxito del puesto.
- Análisis inventario de tareas: Lista específica para una organización de las tareas y sus descripciones que se utiliza como base para identificar los componentes de los puestos, su objetivo es producir una lista detallada de los enunciados de las tareas aplicables a todos los puestos.
- HRIS (Human Resources Information Systems): los sistemas de información de recursos humanos facilitan el proceso de análisis de puestos. La implantación de un HRIS en el departamento de recursos humanos puede traer consigo grandes beneficios. Por ejemplo, la reducción de costes y de horas de trabajo. Existe una gran variedad de software diseñada para el análisis de puesto y redactar descripciones y especificaciones de los mismos.
¿QUE DEBE TENER UNA EVALUACIÓN DEPUESTO DE TRABAJO?
PROCESO DE ANÁLISIS DE PUESTO
Este proceso
consta de distintas etapas la primera de ellas es la observación de los
trabajadores en su ambiente laboral para poder tener la concepción del trabajador
ideal, pues de haber observado se realizan entrevistas a distintas personas que
están involucradas con este puesto. En primera instancia se recurre al
trabajador quien expresará cuáles son sus deberes y necesidades del puesto, es el
que concuerda en la información de lo expresado por el trabajador y el observado
previamente. Se entrevista al jefe inmediato posteriormente para corroborar la información.
Es recomendable
consultar a un experto quien puede explicar cuáles son las tareas reales del
puesto así como revisar un diccionario de puesto, esto con la intención de
definir de mejor manera del puesto la información recabada en el paso anterior
y gracias a los métodos de recopilación de datos se puede definir los datos del
puesto que contemplan las tareas responsabilidades, conocimientos y habilidades
requeridas con experiencias necesarias entorno del puesto por mencionar algunas
o que es para el análisis de puestos.
Especificaciones
del puesto de trabajo: está relacionado con los
requisitos y cualificaciones personales exigidos de cara a un cumplimiento
satisfactorio de las tareas: nivel de estudios, experiencia, características
personales, etc. Estos requisitos emanan de forma directa del análisis y
descripción del puesto. Mediante esta información se elaboraría el perfil
profesiográfico (perfil del cargo y riesgo laborales). ver el siguiente link: https://edaguilarocupacional.blogspot.com/2021/09/utilidad-del-profesiograma.html
ANÁLISIS DE PUESTO EN UN AMBIENTE
CAMBIANTE:
El mercado de negocios se encuentra en un
ambiente cambiante por lo cual es necesario aplicar dos enfoques para realizar
el análisis de puesto en este tipo de ambientes. Los enfoques son: Análisis
estratégico: Los gerentes deben tener
una visión clara de cómo deberían restructurase los puestos en términos de deberes
y tareas.
Análisis basado en competencias: se
enfatizan las características de los trabajadores exitosos, en lugar de los
deberes estándar del puesto.
MODELOS DE PUESTOS DE TRABAJO
1. MODELO CLÁSICO:
El modelo clásico de diseño de
puestos pretendía proyectarlos de acuerdo con la lógica siguiente, segmentar y
fragmentar los puestos en tareas sencillas, repetitivas y de fácil
capacitación. Eliminar actividades y movimientos innecesarios que produzcan cansancio
y que no estén relacionados con la tarea por realizar, por medio del estudio de
tiempos y movimientos.
- Énfasis en la tarea y la tecnología.
- Concepto de Homo economicus.
- Recompensas salariales y materiales.
- Mayor eficiencia gracias al método de
trabajo.
- Preocupación por el contenido del puesto.
- Supervisión directa.
- Ordenes e imposiciones.
- Obediencia estricta.
2. MODELO HUMANISTA:
El concepto de persona humana
pasó del hombre motivado por las recompensas salariales a el hombre motivado
por los incentivos sociales. Con la teoría de las relaciones humana surgen los
primeros estudios sobre el liderazgo, la motivación, las comunicaciones y demás
asuntos relacionados con las personas. El interés en las tareas administración
científica y el interés en la estructura teoría clásica se sustituyeron por el
interés en las personas
- Énfasis en la persona y en el grupo
social.
- Concepto del homos social.
- Recompensas sociales y simbólicas.
- Mayor eficiencia gracias a la satisfacción
de las personas.
- Liderazgo.
- Comunicación e información.
- Participación en las decisiones.
3. MODELO SITUACIONAL
Considera tres variables
simultáneamente: las personas, la tarea y la estructura de la organización.
El modelo situacional es variable o cambiante, debido al desarrollo personal del ocupante y
al desarrollo tecnológico de la tarea. Los puestos con mucha variedad
eliminan la rutina y las personas tienen que utilizar una gran cantidad de sus
habilidades. Se basa en cinco dimensiones esenciales
que todo cargo debe tener en mayor o menor grado:
- Variedad: es el número y las
diversas habilidades que exige el puesto. Los puestos con mucha variedad
eliminan la rutina y las personas tienen que utilizar una gran cantidad de sus
habilidades.
- Autonomía: es el grado de
independencia y de criterio personal que tiene el ocupante para planear y
realizar el trabajo.
- Significado de las tareas: es
el volumen del efecto reconocible que el puesto causa en otras personas
- Identidad con la tarea: se
refiere a la posibilidad de que la persona realice una pieza de trabajo entera
o global y de que pueda identificar claramente el resultado de sus esfuerzos.
- Retroalimentación: se
refiere a aquella información que la persona recibe mientras trabaja y que le
indica como está realizando su actividad.
Edward Lawler y Richard Hackman. Corporate
profits and employee satisfaction: must they be in conflict?
DESCRIPCIÓN DE LOS PUESTOS
Son de gran valor para los empleados y
la empresa. Los empleados pueden utilizarlos para conocer sus deberes y los
resultados esperados. El empleador utiliza descripciones escritas como base
para minimizar los malentendidos entre gerente y subordinados en relación a los
requisitos del puesto.
Se puede hacer por escrito e incluye los
tipos de deberes. No existe un formato estándar, sin embargo, la mayoría de las
descripciones contiene al menos cuatro partes:
- El título del puesto: importancia
psicológica. Estatus. El título del puesto debe indicar el nivel relativo que
ocupa el empleado en la jerarquía de la organización.
- Sección de identificación del
puesto: se incluye después del título, contiene puntos como la ubicación del
departamento o sección, la persona a quien debe reportar y la fecha de la última
revisión de la descripción
- Sección de deberes o funciones
esenciales del puesto: indican el peso o valor de cada tarea, enfatizan las responsabilidades
de todos los deberes que engloba el puesto y los resultados que se deben lograr.
- Sección de especificaciones del
puesto. Abarca:
- Habilidad requerida para
desempeñar el puesto
- Exigencias físicas que el
puesto asigna al empleado que lo desempeña
- Habilidades interpersonales o
atributos específicos del comportamiento necesarios para el éxito del puesto.
La descripción de puestos: es indispensable
redactar las descripciones del puesto de manera clara (Debe estar
definido de tal forma que no quede duda de qué se debe lograr y quién es
responsable), coherente (Debe estar
alineado a la misión del mismo puesto, a la descripción de su jefe inmediato y
a los objetivos de la institución), medibles (Deben
permitir su control y evaluación en un horizonte de tiempo para poder
determinar con precisión y objetividad su cumplimiento), realista (factible de lograse). Por lo anterior debes tener
cuidado con:
LOS PROBLEMAS DE DESCRIPCIONES DE
PUESTOS.
- La mala redacción proporciona poco guía al
que va a ocupar el puesto.
- Algunas veces no se actualizan a medida
que cambian los deberes o especificaciones.
- Pueden violar la ley al contener especificaciones
no relacionadas con el éxito del puesto.
- Pueden limitar el alcance de las
actividades de quien va a ocupar el puesto y con ello reducir la flexibilidad
de la organización.
FUNCIONES DEL PUESTO: Función: conjunto de actividades y tareas realizadas
por una persona para alcanzar los objetivos y la misión del puesto. Conjunto de tareas, realizadas por una
persona, que forman un área definida de trabajo. Suelen mantener entre sí una
relación de proximidad física o técnica.
PERFIL DEL
PUESTO:
Ocupación: clases de puestos que pueden ser
hallados en diferentes organizaciones y que presentan una gran similitud entre
sí. Este término está relacionado con la calificación profesional de los
individuos, que le capacita para el desempeño de determinados puestos de
trabajo.
Escolaridad y/o Áreas De Conocimiento: Se
compone del nivel de estudio:
- Primaria
- Secundaria
- Preparatoria o
Bachillerato
- Bachillerato Técnico o
especializado
- Normal
- Carrera técnica o
comercial
- Técnico superior
universitario
- Licenciatura o
Profesional
- Diplomado
- Posgrado
- Maestría
- Doctorado
Grado de avance alcanzado
- Pasante y carrera
terminada
- Titulado
PERFIL DEL PUESTO: Condiciones de Trabajo
- Disponibilidad para viajar
- Cambio de residencia
- Condiciones especiales de
trabajo
- Condiciones de estrés y
riesgo
Fuente:
